Padronização de Processos: Por Onde Começar?

Quando você pensa em algo padronizado, o que exatamente vem à sua mente? 

Algo rígido e intransponível?

Esse conceito já está bastante ultrapassado.

Hoje, implementar uma padronização de processos dentro da empresa significa reduzir a variação de um processo sem perder a flexibilidade. 

Por exemplo, quando você entra em uma loja procurando roupas, você deseja que o atendente lhe passe todas as informações importantes como forma de pagamento, processo de venda, mas que ele saiba se moldar de acordo com as suas necessidades. Isso é padronização de processos.

Os benefícios de uma padronização são muitos e podem ser qualitativos, como por exemplo, quando se trata no treinamento de atendentes e mão de obra em geral, ou quantitativo, quando a empresa consegue reduzir o seu gasto monetário pela melhor utilização dos materiais. 

• Mas, como ter todos esses benefícios na minha empresa? 
• Como ocorre essa padronização de processos? 
• É exatamente isso que você verá agora!

Princípios básicos da padronização

Antes de iniciar qualquer processo de padronização dentro da empresa é preciso fazer uma reunião informando aos funcionários como as coisas serão feitas a partir daquele dia em diante.

A equipe também precisa ser treinada para fazer esse novo conceito dar certo. 

Os novos funcionários devem passar por um processo de treinamento por um período entre 2 ou 3 meses até que todos esses conceitos estejam internalizados em suas mentes e o trabalho não seja realizado de forma automática.

Quando aprendemos algo novo queremos colocar logo em prática o nosso conhecimento, e isso acaba acontecendo também dentro da empresa. No início, quase tudo torna-se padronizado nela, mas com o passar do tempo você perceberá que alguns serviços não precisam e não devem ser padronizados para melhor atender a clientela. 

Simplificar ao máximo esse processo e descentralizá-lo também são atitudes sensatas. É muito mais fácil dividir a empresa em áreas e que cada gerente avalie os processos de padronização dentro do seu setor.

Os padrões a serem seguidos devem ser claros e de fácil entendimento por parte dos funcionários. Assim, os novatos poderão padronizar os seus processos sem muitos problemas e fica muito mais fácil aplicá-los no dia a dia. É necessário que esse padrão adotado pela empresa seja acompanhando de perto para que mudanças que visam a melhoria do desempenho possa ser realizado. 

Neste caso, também é interessante escolher de quanto em quanto tempo a padronização de processos sofrerá uma revisão para se adaptar melhor ao ambiente.

O que deve ser padronizado?

Todas as atividades críticas da empresa devem passar por um processo de padronização. Por exemplo, operações básicas do dia a dia e que são realizadas em grande quantidade devem ser padronizadas para evitar um grande número de erros.
Outras áreas que trazem risco à segurança e ao meio ambiente também precisam de padronização.

A padronização de processos é um importante passo para uma empresa, não importa o seu tamanho. Quando o trabalho é desenvolvido dentro de certo padrão que comporta flexibilidade frente ao cliente as chances de erros são muito menores e o cliente se sente satisfeito com o produto ou serviço que adquiriu. 

Isso leva a uma maior chance de que ele retorne para adquirir algo novo e possa aumentar o seu relacionamento com a empresa.

Todo processo de mudança pode parecer complicado de início, mas a efetivação dos processos padronizados podem trazer enormes benefícios. 

• Você possui algum tipo de padronização interna? 
• Ficou motivado com esse post a aplicar em sua empresa? 

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