FAYOL E A ESCOLA DO PROCESSO DE ADMINISTRAÇÃO

Neste capítulo temos retomado o processo administrativo, o qual toma as decisões que são agrupadas em quatro categorias:  planejamento, organização, execução e controle, mais o papel dos gerentes que também são importantes para o comando da empresa nos processos administrativos.

Para Henry Fayol, integrante da Escola clássica de administração e engenheiro, uma empresa deveria ser dividida em atividades para uma melhor gerência, são elas:

• Técnica: Produção e manufatura

• Comercial: Compra, venda e troca.

• Financeira: Procura e utilização de capital

• Segurança: Proteção da propriedade e das pessoas

• Contabilidade: Registro de estoques, balanços, estatísticas e etc.

• Administração: Planejamento, organização, comando, coordenação e controle.

Ele também acabou sugerindo que esta ultima função era a mais importante em um uma empresa. Assim acabou por definir cada um de seus componentes da seguinte maneira:

• Planejamento: Traçar planos e examinar o futuro

• Organização: Montagem da estrutura humana e material

• Comando: Manutenção da atividade da empresa

• Coordenação: Harmonia entre atividade e esforço

• Controle: Cuidados tomados para a realização do plano traçado

Segundo Koontz e O’Donnel, da Universidade da Califórnia, os gerentes aplicam e usavam as cinco funções simultaneamente, ao contrario do que muitas pessoas falavam pensando que eram aplicadas em uma seqüência.

Contudo, os dois escreveram um livro que fora usados como referencia onde adotavam quatro funções, eliminando comando e coordenação e incluindo liderança, que basicamente é uma mistura de coordenação com direção, motivação e participação para formar uma liderança capaz de fazer funcionar todos os outros processos.

• Portanto para Fayol, uma empresa ficaria segmentada da seguinte maneira:

Outros autores também seguiram a linha de segmentação de funções sugerida por Fayol além dos citados acima como Gulick e Urwick que reformularam as cinco e adicionaram mais duas. Como por exemplo, a função de orçamento e informação e controle.

Além, de autores, a idéia do processo administrativo chegou ao Governo estadunidense, mais precisamente nas Forças Aéreas.

Mas devemos dar mais atenção a Peter Drucker que criou a expressão administração por objetivos (APO). Onde enfatiza a necessidade de, definir objetivos e avaliar resultados em áreas de desempenho que são monitoradas através do uso do APO, como por exemplo, a área de produtividade, rentabilidade e recursos financeiros e físicos da empresa.

Para uma melhor explicação, a APO é uma aplicação, na prática, dos conceitos de planejar, organizar, executar e controlar.

Onde temos uma definição de objetivos que são cobrados pelos seus resultados pela matriz, que por sua vez planeja e controla a estratégia de produção. A parte de organizar, e executar tal estratégia fica por parte da empresa. Assim concluindo a execução das quatro funções do processo administrativo.

A Administração por objetivos de Drucker é dividia em três componentes:

• Objetivos Específicos: Devem ser definidos de maneira específica, deve ser de acordo com a área atendida da empresa. Além de ser mensurável, ou seja, os objetivos finais devem ser medidos quantitativamente.
• Tempo definido: Prazo específico e definido para a realização dos objetivos, e prazos intermediários para verificação de desempenho da execução do planejamento.
• Feedback sobre o desempenho: Conclusão do desempenho final e atitudes a serem tomadas no caso de falhas.

• Aqui podemos perceber que Tempo definido e Feedback sobre o desempenho, juntos, formam o conceito de controle.

Entraremos agora para as definições das funções do processo administrativo:

• PLANEJAMENTO:

Além de ser um processo de tomar decisões futuras, é também onde são comensuradas as inteligências do planejamento.

• Dados de Entrada: Mostra a situação a se lidar utilizando dados do meio externo e interno à empresa, como solicitações, encomendas e mudanças legislativas e (in) satisfação do cliente.

• Processamento de Planejamento: Interpretação de alternativas e avaliação de ação e escolha do curso.

• Preparação de Plano: São traçados os objetivos, recursos e meios de controle a serem usados, baseando-se no processamento de dados de entrada.

Os planejamentos podem ser classificados em estratégicos, que estabelece a missão; os funcionais são responsáveis pela tradução dos planos estratégicos para as demais áreas especializadas; e os operacionais, os quais definem as atividades e recursos possibilitando a realização dos estratégicos ou funcionais para que se chegue ao(s) objetivo(s).

Um ponto interessante de ser levantando é a explicação de objetivos e metas.

Estes são resultados desejados que orientam a ação da empresa sendo usados como propósitos para essa. Uma tentativa de bater a venda do produto X do seu concorrente, a edificação de uma faculdade ou a produção de uma corrida de rua são exemplos que mostram o que são objetivos.

Vale lembrar que a tendência é de serem quantitativos, ou seja, vindos em forma numérica para serem usados como indicadores e facilitarem na hora da leitura de dados de entrada, por exemplo.

• ORGANIZAÇÃO

Processo de ordenamento das partes segundo critérios ou princípios de classificação.

Na Organização temos as definições de responsabilidades, níveis de autoridade e da estrutura organizacional, muitas vezes trazidas em forma de organogramas e a análise dos objetivos.

• Divisão do trabalho: Processo de divisão de uma tarefa por meio de departamentos, unidades de funcionários especializados.

• Definição de responsabilidades: É onde após a divisão do trabalho, ocorre uma subdivisão dos departamentos e/ou unidades formando-se os cargos. Trata-se então de uma maior especialização onde um conjunto de tarefas ficará atribuído para um funcionário.

• Definição de níveis de autoridade: Aqui é que entra a hierarquia. Que trata de uma divisão vertical entre subordinado e comando, onde este deve prestar contas por suas tarefas a esse. Além da hierarquia temos também a amplitude de controle. Resumidamente é o aumento de comando ou controle de um gerente pelo seu numero número de comandados, o que pode passar do controle do gerente acarretando assim numa baixa eficiência do(s) setor (es).

• Desenho da estrutura organizacional: O desenho de um organograma leva em conta a divisão do trabalho e responsabilidades ou autoridade e hierarquia ou comunicação.

• Departamentalização: Um organograma pode ser desenhado de várias maneiras para atender ao que é requisitado para a organização. Podendo ser divido em divisão de trabalho e responsabilidades, nível hierárquico, por produtos oferecidos, por mercado ou por cliente entre outros. Ilustração 1

• EXECUÇÃO

Processo da síntese entre o planejamento e a organização, que formam os dados para a execução.

Na execução os resultados obtidos vêm em forma de produtos ou serviços os quais foram propostos pelo planejamento baseado nos dados de entrada oferecidos que com estudos percebeu que tal produto ou serviço iria ter mercado.

Também é aqui que são aplicados os recursos materiais e financeiros, que devem passar pela organização de modo responsável e eficiente. Uma vez mal organizados os recursos, a execução de um projeto pode acabar não ocorrendo ou não atingindo a meta de produção por falta de verba, por exemplo.

Ilustração 1

A flexibilidade durante o andamento da execução é importante para se tomar novas decisões devido a dinâmica de mercado e para implementar ações corretivas, que não necessariamente precisam chegar ao controle para serem ajustadas.

• CONTROLE

O controle deve informar o sistema sobre seu desempenho de recursos usados e de orçamento e organograma (controle operacional) e de comparar com os objetivos para checar se o caminho que está sendo tomado vai levar para a realização dos objetivos (controle estratégico). Caso perceba que isso não ocorrera, deve comunicá-lo para que decisões no planejamento sejam tomadas a fim de que a situação seja revertida (controle administrativo).

Para que isso tudo seja controlado, existem os elementos do processo de controle que são: definição de padrão de controle, onde é estipulado ou o tempo ou o aprimoramento necessário e o fixa como padrão a ser seguido; a aquisição de informações, que inspeciona o uso de dispositivos de contagem e medição; a comparação e ação autocorretiva e o recomeço do ciclo de planejamento, que se trata da prática da definição do processo de controle citada acima.

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