Uma das melhores coisas que fiz quando decidi simplificar minha vida foi simplificar o dia de trabalho – a princípio, meu emprego da manhã e depois, ao pedir demissão dele, meu trabalho atual como escritor e empreendedor.
Eliminei a maioria das tarefas tediosas e administrativas da rotina com a ajuda de alguns princípios. Cortei os supérfluos nos últimos dias e posso me focar no que realmente amo: criar.
Nem todo mundo consegue tomar medidas tão drásticas em relação à simplicidade, mas se você possui algum controle sobre sua jornada de trabalho, pode sim fazer pequenos ajustes que vão simplificar as coisas bastante.
Se você não tem controle ou se você se encontra pensando “será que eu consigo fazer essas coisas”, eu lhe perguntaria: “Por que não? É possível mudar as coisas, senão hoje, então em longo prazo?” Sempre ao achar que algo não era possível (trabalhar em casa, por exemplo), ao longo do tempo, porém, descobri que elas eram.
“Faça as coisas mias difíceis enquanto são fáceis e faça as grandes enquanto são pequenas. Uma jornada de 1000 milhas deve começar com um único passo” – Lao Tzu.
Não é preciso cumprir todos os itens da lista – escolha apenas um e tente. Depois tente outro e veja se funciona. Experimente achar o que funciona para você. E aproveite a vida simples no trabalho.
1. Comece cedo: ir ao trabalho cedo foi um dos meus truques favoritos – era calmo, antes das ligações, conversas e reuniões começarem, e eu podia fazer muito trabalho em paz. No momento em que as outras pessoas estavam começando, eu tinha finalizado duas ou três grandes tarefas.
2. Limite suas horas: é irônico porque muitas pessoas trabalham muitas horas e pensam que estão adiantando o serviço e produzindo mais. Contudo, elas estão jogando horas brutas no problema. Em vez disso, diminua suas horas e defina um limite – digamos seis ou sete horas por dia – e termine o trabalho mais essencial dentro desse período. Se você souber que está trabalhando seis horas por dia, você garantirá cumprir as tarefas importantes primeiramente e desperdiçará menos tempo. Limites o forçam a ser eficiente.
3. Faça uma pequena lista: faça uma grande lista com todos os afazeres que tem para fazer... Depois faça uma pequena lista de uma a três coisas que você realmente desejar terminar. Escolha de modo que, se você conseguir finalizar apenas essas tarefas, ficaria orgulhoso do que fez no dia. Comece pelo item mais importante, antes de conferir o e-mail ou fazer leituras online.
4. Junte as distrações: quais são suas maiores distrações cotidianas? Talvez itens como e-mail, blogs, Twitter e outra rede social? Determine um tempo para elas, preferencialmente mais tarde no dia: digamos das 15h às 16h. Não comece nenhuma das distrações antes disso. Ao agrupá-las em um único período, você se permite fazer outras tarefas primeiro, mas ainda tem tempo para distração. Outro método é fazê-las durante 10 minutos no final de cada hora – mas mantenha-se dentro do limite de 10 minutos!
5. Escreva e-mails mais curtos: se o e-mail toma muito espaço de seu dia, a simples mudança de limitar três ou quatro frases por e-mail terá um grande impacto. Primeiro, diminuirá drasticamente o tempo gasto para escrever ou responder os e-mails. E, segundo, diminuirá as respostas dos e-mails, o que significa que você vai passar menos tempo lendo o correio eletrônico.
6. Limite as reuniões: quanto menos, melhor. Alguns executivos da cúpula do Google fazem apenas reuniões de cinco minutos – qualquer um que comparece a essas reuniões é melhor estar preparado e ser conciso. Se você pode sair das reuniões e só pegar as notas ou encontrar uma maneira alternativa de se comunicar, isso pode lhe economizar horas por semana.
7. Automatize: quanto menos tarefas rotineiras e repetitivas você tem para fazer, mais tempo livre ganhará para criar e para o trabalho importante. Então automatize o que for possível: crie comandos para que as pessoas preencham formulários eletronicamente ou obtenham as informações de seu site no lugar de ligar ou mandar e-mails para você, ou use um serviço que processa pagamentos automaticamente ou que entrega seu produto e assim em diante.
8. Elimine a papelada: eu costumava lidar com muita papelada e, mesmo nessa época, sabia que era uma perda de tempo. Caso os negócios e as organizações pudessem ter a papelada preenchida eletronicamente, muitos papéis, cópias, arquivamento e esforço duplicado seriam economizados. Quando possível, elimine a papelada em favor do digital. Essa pode ser considerada uma jogada de longo prazo.
9. Limpe sua mesa: isso pode ser feito em poucos minutos. Tire tudo de cima da mesa. Coloque de volta apenas alguns itens essenciais. Todo o resto deve ser: arquivado, destinado à pessoa apropriada, guardado em um lugar permanente numa gaveta ou jogado no lixo/ reciclado.
10. Escape: se fugir do seu escritório, você pode achar um lugar tranquilo para poder focar no trabalho importante. Encontre um lugar onde possa trabalhar, desligue a internet e faça seu trabalho; depois ligue a internet para mandá-lo por e-mail ou publicá-lo no local apropriado. Trabalhar em casa é uma boa opção aqui. Quanto mais você puder fazer isso (pode ser feito uma vez por semana, ou uma hora por dia ou metade de cada dia de trabalho), melhor.
11. Tire uma folga para respirar: a cada quinze ou vinte minutos, levante de sua mesa e faça uma pausa para respirar. Pode ser simplesmente andando pelo escritório, dizendo “oi” para alguém, ou ainda melhor, saindo para respirar ar fresco. Ande, faça o sangue circular, talvez massageie o pescoço e ombros caso sinta-se tenso. Se você quer manter-se em forma, faça algumas flexões. Quando voltar ao trabalho, lembre-se do que quer fazer e livre-se de todas as distrações.
12. Pratique um ritual de foco: a cada uma ou duas horas, faça um ritual para se reorientar. Você pode começar fechando seu browser e as demais aplicações que estiverem abertas; talvez até caminhar por alguns minutos para limpar a mente e fazer o sangue circular. Depois volte para sua lista de “tarefas mais importantes” e descubra o que precisa terminar em seguida. Antes de checar o e-mail novamente ou ficar online, trabalhe nas tarefas importantes o máximo que puder.
Repita esse ritual no dia para trazer-se de volta. Também é interessante respirar profundamente para voltar a se focar no presente. Mais rituais de foco.
13. Agende horas de tempo criativo: nem todo mundo consegue fazer isso, mas quando possível, separe três ou quatro horas em sua agenda para criar ou fazer outro trabalho importante. Faça deste momento inviolável e não permita que reuniões ou coisas similares sejam agendadas durante este período. Seja implacável sobre como eliminar distrações e fazer o trabalho que você ama durante este tempo; faça pausas para respirar quando necessário. Alegre-se em sua criatividade.
Artigo originalmente publicado no blog Zenhabits e gentilmente cedido ao Administradores.
Tradução: Dandara Costa - http://www.administradores.com.br/
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