FLUXO DE CAIXA - Passo a passo para você organizar o seu

Quando eu tinha uns 10 anos de idade, meu primo me mostrou como construir pequenas bolas utilizando bexigas como base e conteúdo de arroz, farinha ou água.

Como aprendi a manufaturar facilmente o brinquedo (que era bem legal, por sinal) e meus amigos começaram a me perguntar onde havia comprado, vi que existia uma oportunidade de mercado: fabricar essas bolinhas e vender na minha classe da escola.

Depois de fabricar a primeira leva de bolinhas, sabe qual foi a primeira coisa que fiz?

Peguei o final do caderno de matemática, anotei os gastos que tive com os materiais e, depois do 1º dia de vendendo, anotei o quanto faturei por venda – com isso, somei todos os valores e vi que tinha lucrado fantásticos 25 reais (o equivalente a “milhõõõõões” em 1995 para uma criança de 10 anos).

Mesmo sem saber disso na época, esse foi o meu primeiro fluxo de caixa.

Para quem acha o termo “fluxo de caixa” complicado e acaba assustando, vamos definir logo o que é isso pra tirar qualquer receio:

• Fluxo de caixa = o registro do que entra e do que sai de dinheiro – e quando.

Basicamente, é a lista de transações financeiras separadas pelos dias em que ocorreram.

Claro, cada empresa tem seus casos particulares, como quantidades de contas (bancos, caixa, poupança etc.) ou mesmo preferências sobre como categorizar cada transação. Mas o princípio básico é o mesmo: a partir do registro de cada transação (valor, tipo e data) envolvendo a empresa, você consegue ver o que aconteceu com a empresa financeiramente.

Aqui o objetivo é explicar o passo a passo para quem vai começar seu fluxo do caixa do zero ou para quem precisa organizá-lo melhor:

A- Quais são as contas que a empresa tem?

De onde sai o dinheiro para pagar contas? Quando você recebe, em que conta o dinheiro cai?

O controle do fluxo de caixa começa pela definição das contas (bancárias, caixinha, poupança…) que a empresa utiliza para pagamentos e recebimentos.

A definição de múltiplas contas é simples: é possível receber algo em dinheiro e guardar no caixa da empresa, ou você pode receber por boleto em sua conta corrente, por exemplo.

B- Saldos iniciais de cada conta

O fluxo de caixa depende tanto do valor de cada transação, quanto da data em que ela ocorreu, pois a partir disso haverá alterações nos saldos das suas contas.

Por isso, quando você iniciar o controle do fluxo de caixa, você também define o “saldo inicial”, que é o saldo da conta naquela data de início dos registros.

A partir daí, com o registro constante das transações que ocorreram, o saldo passa a ser um resultado a ser conferido.

C- As categorias de despesas e receitas

Para você conseguir analisar porque alguns gastos foram feitos ou quais dos seus produtos/serviços deram maior retorno, é necessário classificar todas as movimentações com “categorias”.

Pensando nas categorias de Receitas, o mais comum é ter uma categoria para cada tipo de produto/serviço que a empresa vende, ou mesmo uma categoria para cada produto (caso seja uma variedade pequena). A criação das categorias em si depende de como o empreendedor deseja fazer sua análise.

Para as categorias de Despesas, existem vários tipos comuns, como Aluguel, Telefone, Internet, Salários, Impostos etc. Porém, aqui também podem existir categorias que são mais particulares ao dia a dia da empresa.

A questão é que não existe uma regra para criação de categorias, exatamente porque elas são totalmente personalizáveis. A recomendação então para a criação de categorias é parar para pensar nos tipos de análises e conclusões que você precisará tirar a partir do fluxo de caixa.

D- O local de registro do fluxo de caixa

Muito empreendedor faz seu fluxo de caixa no caderno (assim como eu fiz em 1995), mas com certeza não é local que eu recomendo, já que ter todo o registro só em um caderno não oferece segurança nenhuma e pouca flexibilidade para brincar com os números.

Algo que é MUITO utilizado são as planilhas de excel. Algumas mais chiques, outras mais simples – a questão é que no excel você consegue armazenar tudo, agrupar, criar gráficos etc.

Porém, como o tempo do empreendedor é escasso, montar novas planilhas ou mesmo cuidar perfeitamente da segurança do arquivo e do computador é inviável. Por isso, surgiram sistemas especialistas em gestão e, claro, em fluxo de caixa.

Um deles foi feito por nós da Empreendemia e se chama EmpreendeKit. Ele oferece um conjunto das ferramentas mais básicas para a gestão de uma micro empresa, incluindo a organização do fluxo de caixa de uma maneira MUITO simples.

• Terreno preparado. E o dia a dia?

Agora que você sabe sobre as contas, os saldos iniciais, as categorias e o local de registro, nada mais justo do que passar algumas dicas para fazer um ótimo registro do seu fluxo de caixa:

1- Manter em dia, sempre

Para que você consiga fazer uma análise financeira mínima da sua empresa, as movimentações do fluxo de caixa precisam estar devidamente preenchidas com pelo menos: valor, nome, categoria, data e conta.

Sim, isso é o mínimo.

2- Conciliar com o extrato bancário

Ao contrário da caixinha da empresa, a conta bancária tem um extrato que você pode utilizar para conferir o que aconteceu lá. Para que você tenha uma noção completa de como sua empresa está financeiramente, é essencial que você concilie o que aconteceu com as contas (incluindo a do banco) com o seu fluxo de caixa completo.

3- Planejamento o futuro (mesmo que seja muito próximo)

Ferramentas especialistas no assunto (como o EmpreendeKit), te dão a possibilidade de inserir movimentações futuras de uma maneira fácil: com a recorrência de certas despesas ou receitas.

Por exemplo, Aluguel é o tipo de conta que se paga todo mês – ao criar a movimentação “Aluguel Escritório” para o mês de junho, você pode criar a recorrência para ela e fazer com que se repita todo o dia 5 até o fim do ano (ou até 2050, caso a inflação seja zero =D).

Tendo bem mapeado dentro do seu fluxo de caixa o que acontecerá no futuro próximo te ajuda a ver se haverá dinheiro suficiente para honrar as despesas assumidas. Isso porque com as movimentações inseridas, você já consegue visualizar o seu saldo total (ou por conta) a cada dia – verificando assim se você ficará negativo em alguma conta, mesmo que seja apenas temporariamente.

4- Não se esqueça da transferência entre contas

Ao receber um pagamento em dinheiro, você vai no seu fluxo de caixa e registra a seguinte receita “Cliente XYZ, valor: R$ 300, categoria: serviço, data: 23/5/13, conta: caixinha”.

Porém, daqui a 3 dias você vê que precisará pagar a conta de Internet e Telefone, no valor de R$ 250, que está em débito automático no banco, e vê que a conta lá está zerada.

Ou seja, você precisa passar pelo menos R$ 250 pra lá. Como fazer isso?

Em termos de fluxo de caixa, a receita já entrou, então você não pode registrar mais uma receita. Aqui então você precisa fazer uma “Transferência entre contas”, simplesmente enviando R$ 250 da conta “caixinha” para a conta “banco”.

5- Guardar as notas fiscais

Tudo que é gasto precisa apresentar uma nota fiscal mostrando quem recebeu e pelo quê. Assim como tudo que entra de receita requer que você emita uma nota fiscal.

Isso faz com que exista muita nota fiscal por aí e, se você não as organizar, é muito fácil se perder.

Além disso, por questões legais, é necessário guardar todo a parte contábil de uma empresa por pelo menos 5 anos.

• “Só” isso?

Isso e muita disciplina para fazer tudo acontecer bem. E, claro, esse é só o básico.

O problema é que esse processo realmente toma tempo, o que faz sentido por ser uma parte muito importante de qualquer empresa. Porém, como mencionei antes, existem algumas ferramentas que te fazem economizar muito tempo aqui e que ainda te entregam uma confiabilidade muito maior.

Esse é o caso do nosso querido EmpreendeKit. Falando especificamente da ferramenta financeira dele, lá é possível fazer todos os pontos que mencionei aqui (contas, categorias, transferências entre contas, recorrência… tudo mesmo), porém de uma maneira MUITO mais rápida, simples e confiável.

Todas as informações são armazenadas em servidores top de linha no mundo (AWS, da Amazon), contando com backups e um baita sistema de segurança.

Você consegue garantir tudo isso da sua planilha de excel?

Por - Luiz Piovesana - http://www.saiadolugar.com.br/financas/