Noções Básicas de Almoxarifado Parte 02

NOÇÕES SOBRE ALMOXARIFADO II

RECEBIMENTO

 Conceituação

Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.

As atribuições básicas do Recebimento são :

1.coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;

2.    analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada;

3.    controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;

4.    proceder a conferência visual, verificando as condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos;

5.    proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;

6.    decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;

7.    providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor;

8.    liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado;

A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a função em quatro fases :

1a fase - entrada de materiais ;

2a fase - conferência quantitativa;

3a fase - conferência qualitativa;

4a fase - regularização;

1a fase - Entrada de Materiais :

A recepção dos veículos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o início do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos :

· a recepção dos veículos transportadores;

· a triagem da documentação suporte do recebimento;

· constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa;

· constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual;

·  constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal;

· cadastramento no sistema das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento;

·  o encaminhamento desses veículos para a descarga;

As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga", que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.

As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatação das avarias é feito através da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade e amassados.

Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veículo transportador é necessária a utilização de equipamentos especiais, quais sejam : paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes.

O cadastramento dos dados necessários ao registro do recebimento do material compreende a atualização dos seguintes sistemas :

Sistema de Administração de Materiais e gestão de estoques: dados necessários à entrada dos materiais em estoque, visando ao seu controle;

Sistema de Contas a pagar : dados referentes à liberação de pendências com fornecedores, dados necessários à atualização da posição de fornecedores;

Sistema de Compras : dados necessários à atualização de saldos e baixa dos processos de compras;

2a fase - Conferência Quantitativa;

É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente à recebida. A conferência por acusação também conhecida como " contagem cega " é aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa as distorções e providencia a recontagem.

Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes métodos :

Manual : para o caso de pequenas quantidades;

Por meio de cálculos : para o caso que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades;

Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças como parafusos , porcas, arruelas;

Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias;

Medição : em geral as medições são feitas por meio de trenas;

3a fase -CONFERÊNCIA QUALITATIVA

Visa garantir a adequação do material ao fim que se destina. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, por meio da confrontação das condições contratadas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens:

1.    Características dimensionais;

2.    Características específicas;

3.    Restrições de especificação;

MODALIDADES DE INSPEÇÃO DE MATERIAIS

São selecionadas a depender do tipo de material que se está adquirindo, quais sejam :

1.    Acompanhamento durante a fabricação : torna-se conveniente acompanhar in loco todas as fases de produção, por questão de segurança operacional;

2.    Inspeção do produto acabado no fornecedor : por interesse do comprador, a inspeção do P. A. será feita em cada fornecedor;

3.    Inspeção por ocasião do fornecimento : a inspeção será feita pôr ocasião dos respectivos recebimentos.

 DOCUMENTOS UTILIZADOS NO PROCESSO DE INSPEÇÃO :

1.    especificação de compra do material e alternativas aprovadas;

2.    desenhos e catálogos técnicos;

3.    padrão de inspeção, instrumento que norteia os parâmetros que o inspetor deve seguir para auxiliá-lo a decidir pela recusa ou aceitação do material.

SELEÇÃO DO TIPO DE INSPEÇÃO

A depender da quantidade, a inspeção pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de conceitos estatísticos.

A análise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material, possíveis defeitos, danos à pintura, amassamentos.

A análise dimensional tem por objetivo verificar as dimensões dos materiais, tais como largura, comprimento, altura, espessura, diâmetros.

Os ensaios específicos para materiais mecânicos e elétricos comprovam a qualidade, a resistência mecânica, o balanceamento e o desempenho de materiais e/ou equipamentos.

Testes não destrutivos de ultra-som, radiografia, líquido penetrante, dureza, rugosidade, hidráulicos, pneumáticos também podem ser realizados a depender do tipo de material.

4a fase -REGULARIZAÇÃO

Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação das quantidades conferidas versus faturadas.

O processo de Regularização poderá dar origem a uma das seguintes situações :

1.    liberação de pagamento ao fornecedor ( material recebido sem ressalvas);

2.    liberação parcial de pagamento ao fornecedor;

3.    devolução de material ao fornecedor;

4.    reclamação de falta ao fornecedor;

5.    entrada do material no estoque;

Documentos envolvidos na Regularização :

Os procedimentos de Regularização, visando à confrontação dos dados, objetivando recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos :

1.    nota Fiscal;

2.    conhecimento de transporte rodoviário de carga;

3.    documento de contagem efetuada;

4.    relatório técnico da inspeção inspeção;

5.    especificação de compra;

6.    catálogos técnicos;

7.    desenhos;

Devolução ao Fornecedor

O material em excesso ou com defeito será devolvido ao Fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa compradora.

Autor: Sergio Lopes de Souza Junior -  Especialista em automação de projetos de engenharia. Administrador de CAD/CAE Administrador de Sistemas de Materiais Oracle Master Certified Consultor Técnico