Rodar o PDCA?... O Que é Isto?

A  maioria das boas coisas na vida são simples e gratuitas tais como ver uma lua cheia e brilhante, comer uma fruta no pé e coisas assim. Da mesma forma a maioria das grandes soluções deproblemas são simples, muito simples. Dentre as grandes ferramentas simples de soluções de problemastemos o PDCA.

Muito conhecido, muito citado, pouco utilizado e todo mundo finge que conhece e usa seusfundamentos quando o mesmo é citado, mas na maioria dos casos é cascata pura. No entanto, nada é mais óbvio e ridiculamente simples quanto a filosofia do PDCA. Afinal planejar, executar, controlar e ajustar aexecução de qualquer tarefa é uma espécie de be-a-bá para qualquer coisa, pois quem seria o doido de sair por aí fazendo as coisas sem planejar, controlar e etc?

O nosso super-simples PDCA pode ser utilizado na realização de toda e qualquer atividade numa organização ou mesmo em casa. Imaginemos uma situação ideal em que todos da organizaçãoutilizem esta ferramenta de gestão no dia-a-dia de suas atividades.

Seria a situação ideal pois desta forma, eliminariam a cultura de atuação por tarefas que muitas empresas insistem em perpetuar e que incentiva a se realizar o trabalho sem antes planejar, desprezando o autocontrole, o uso de dados gerados pelas medições por indicadores (o que? Indicadores?) e a atitude preventiva, para que os problemas dos processos nunca ocorram. Uma maneira de utilizar a filosofia do PDCA e cristalizar a sua implantação teria aseguinte formatação:

Plan – Planeje

Defina objetivos . Tendo um problema ou uma meta conhecida, estude, analise, decida oque fazer, e elabore um plano de ação, ou seja, após definidas as metas, deve-se buscar os meios e os procedimentos para alcançá-las. Não se perca de vista que nesta fase, se for a busca da solução de algum problema, não abrir mão de utilizar as demais ferramentas de gestão da qualidade (brainstorming, diagramade causa e efeitos, etc). Se por acaso for metas, trate metas reais, factíveis e evite viajar na maionese.

Por outro lado, se for metas de produção, deve-se evitar metas com prazos mensais, quinzenais ou mesmo semanais. O interessante é estabelecer metais diárias, pois nesta situação as variáveis de controles serão horas ou minutos, tornando a etapa de Controle (e também a de Ação) mais efetiva, pois daria tempo de corrigir a problemática antes da vaca ir pro brejo..

Do – Execute: É a fase de implantação do planejamento conforme o programado. Na execução deve se executar a tarefa, conforme padrão definido no planejamento. Não se deve inventar e tampouco sair do planejado. Na coleta de dados devem-se registrar os dados da ação para o controle do processo.

Check – Verifique

Esta é uma etapa puramente gerencial, confrontar os resultados reais com os resultados esperados. Nesta fase de checar, deve-se comparar o resultado obtido com a meta definida do planejamento.

Action – Aja onde necessário

Faça ajustes onde for preciso. Assegure o bom resultado e recomece o ciclo.É hora de agir, agir corretivamente, agir preventivamente ou agir para melhorar, conforme a situação.

Durante o acompanhamento do PDCA geralmente são utilizadas algumas ferramentas para identificação do problema ou meta a ser alcançada, medição da questão, comparação, entre outras necessidades. Essas ferramentas são adaptadas e utilizadas de acordo com a empresa, o produto e o resultado a ser atingido.

As mais comuns são:

• reuniões tipo brainstorming;
• diagrama de Pareto;
• diagrama decausa e efeito;
• histograma;
• diagrama de árvore;
• diagrama de dispersão;
• check list;
• plano de ação.

Não podemos perder de vista que o PDCA é um ciclo (lembram aquela pizza dividida em quatro partes?) e, portanto, deve rodar continuamente. E aqui reside a principal questão: muita gente boa ainda não entende o que seja “rodar” o PDCA. Ora, pois, pois, “rodar o PDCA” é justamente fazer todo o ciclo das quatro letras e ver que bicho que deu (planejar, executar, controlar e agir). Se aconteceu algum contratempo você corrige e recomeça (roda) tudo de novo.

Se correu tudo direitinho, então beleza ebola pra frente porque você tem outros PDCA’s pra rodar. Simples assim. Mas para que rode de maneira eficaz, todas as fases devem acontecer. A supressão de uma fase causa prejuízos ao processo como um todo. Ao implementar, evite as seguintes bobeiras: fazer sem planejar tudo, tudinho mesmo; definir as metas e não definir os métodos e as possíveis encrencas para atingi-las (se você está pensando que no seu planejamento vai dar tudo certinho, então há alguma coisa errada com a sua maneira de pensar); definir as metas e não preparar o pessoal para executá-las; fazer e não checar; planejar, fazer, checar e não agir corretivamente, quando necessário.

É muito-muito-muito importante e necessário que o gestor fique esperto,pois o ciclo PDCA, assim como todas as outras ferramentas de gestão, deve ser bem utilizado para trazer o retorno esperado, fugindo dos erros mais comuns. Um deles está na definição dos objetivos.

Muitos gestores traçam objetivos nada claros para a sua equipe, e esse erro atrapalha todo o restante do ciclo. Há ainda um outro erro cometido que está na escolha dos indicadores para o monitoramento das evoluções trazidas por meio de sua utilização.

Muitas vezes deixam de pensar qual é o melhor método e medem os resultados através de um indicador qualquer; se bem que a definição de indicadores é quase um capítulo à parte para se tratar, tal a importância da sua escolha .

Ao iniciar o trabalho com o ciclo PDCA, é preciso ter claro qualé o verdadeiro objetivo a ser atingido, qual a meta, pois só assim o processo poderá ser bem-sucedido. É preciso ainda que o processo, assim como a filosofia do PDCA, seja o mais simples possível, retrate as práticas atuais, seja fácil de ser revisto, atenda às necessidades do trabalho, conte com a participação das pessoas que executam a tarefa e, finalmente, mantenha o foco no cliente, uma vez que esse deve ser sempre o objetivo final.

Simples e óbvio, agora é só começar!

Por: Mauricio de Oliveira - http://www.qualidadebrasil.com.br